Anonim Şirket Genel Kurullarında Bakanlık Temsilcisi Bulundurmaya İlişkin Esaslar

Ahmet GÜZEL
WRS imperium, YMM, Bağımsız Denetçi

I.GİRİŞ

Genel kurul toplantısı, şirket organlarının seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere her hesap dönemi için yapılan toplantılardır.

Olağan genel kurul toplantısı, her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Buna göre hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde toplantılar yılın ilk üç ayı içinde, özel hesap dönemi olan şirketlerde ise, hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde yapılması gerekir.

Olağanüstü genel kurul toplantısı, şirket için toplantının yapılmasını gerektiren durumların ortaya çıktığı zamanlarda yapılır.

Bu yazımızda anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi bulundurmaya ilişkin esaslar değerlendirilmiştir.

II.BAKANLIK TEMSİLCİSİ BULUNDURMA ZORUNLULUĞU

Aşağıda sayılan anonim şirket genel kurul toplantılarında ve bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu tutulmuştur:

a) Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında, diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında.

b) Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında.

c) Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında.

ç) Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında.

II.1.AŞ Genel Kurul Toplantısında Bakanlık Temsilcisinin Zorunlu Olmadığı Haller

Yukarıda sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere;

a) Tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve

b) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında

Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir.

Ancak genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olmayan toplantılar için, çağrı yapanlar dışındakilerin Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine ilişkin görevlendirme makamına doğrudan yapacakları başvurular dikkate alınmaz. Ancak sermayenin en az onda birini oluşturan pay sahipleri tarafından gerekçeleri de bildirilmek suretiyle Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesine dair talep, görevlendirme makamının değerlendirilmesine sunulmak üzere şirkete yapılır. Toplantıya çağıranlar tarafından bu talebin görevlendirme makamına iletilmesi zorunludur.

II.2.Bakanlık Temsilcisinin Olmadığı Genel Kurul Kararlarının Geçerliliği

Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda, Bakanlık temsilcisinin yokluğunda alınan kararlar geçerli değildir.

Şirket genel kurullarında Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilenler, görevlendiren makam tarafından ilgili ticaret sicili müdürlüğüne bildirilir.

III.BAKANLIK TEMSİLCİLERİNİN NİTELİKLERİ

Bakanlık Temsilcilerin aşağıda sayılan niteliklere sahip olmaları gerekir:

a) Genel Müdürlükte veya il müdürlüklerinde asil memur olarak çalışıyor olmak.

b) Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’in 33.maddesinin üçüncü fıkrasında öngörülen sınavlarda başarılı olmak.

Ancak Bakanlık Genel Müdürlükte, daire başkanı ve üstü kadrolarında bulunanlar ile il müdürleri için sınav şartı aranmaz.

c) Görev sorumluluğuna ve temsil yeteneğine sahip olmak.

ç) En az yüksekokul mezunu olmak.

d) Elektronik ortamda yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin ilave olarak, elektronik genel kurul sisteminin işleyişi ve kullanımına ilişkin Bakanlıkça yapılacak eğitime katılması gerekir. Bu amaçla düzenlenecek eğitimler hizmet satın almak suretiyle de yapılabilir.

IV.BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN GÖREV ve YETKİLERİ

Anonim şirket genel kurul toplantılarına katılan Bakanlık temsilcisinin temel görevi, toplantının Kanun, bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat ile esas sözleşme hükümlerine uygun olarak yürütülmesini gözetmektir.

Bakanlık temsilcisi genel kurul tutanağının hazırlanmasına nezaret eder. Tutanağın, Kanun ve Yönetmelik[1] hükümlerine uygun olarak düzenlenmesini sağlar. Bakanlık temsilcisi toplantının yapılması ve kararların alınması ile ilgili tespit ettiği hukuka aykırılıkları ve usulsüzlükleri, toplantı tutanağına da geçirtir ve ilgililerle birlikte imzalar.

Bakanlık temsilcisi toplantıdan önce görevlendirme yazısı ile kimliğini ilgililere göstermek durumundadır.

Bakanlık temsilcisi toplantıdan sonra, hazır bulunanlar listesi, gündem ve genel kurul toplantı tutanağının bir nüshasını alarak bir hafta içinde Bakanlık merkez teşkilâtında Genel Müdürlüğe, illerde il müdürlüğüne teslim eder.

Bakanlık temsilcisi; genel kurul toplantısı sırasında, Kanun, esas sözleşme ve Yönetmelik hükümlerine aykırılık olmasına rağmen herhangi bir nedenle toplantı tutanağında belirtilemeyen hususlar ile herhangi bir sebeple toplantının açılamaması veya açılan toplantının tamamlanamaması gibi hususların varlığı hâlinde, rapor düzenleyerek diğer belgelerle birlikte Bakanlığa/il müdürlüğüne verir. Bu rapor genel kurul belgeleriyle birlikte saklanır. Bu fıkrada belirtilen belgeler, Genel Müdürlüğe/il müdürlüğüne teslim edilmeden önce Bakanlık temsilcisi tarafından MERSİS’te ilgili alana yüklenir.

Diğer taraftan; Bakanlık temsilcisinin birinci fıkradaki görev ve yetkileri, Bakanlık temsilcisinin bulunmadığı toplantılarda toplantı başkanı tarafından yerine getirilir.

V.BAKANLIK TEMSİLCİSİ İSTENMESİ

Yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsile yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az on gün önceden aşağıdaki örneğe uygun olarak bir dilekçe ile fiziki ortamda veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda müracaat edilmelidir.

TİCARET BAKANLIĞINA (İç Ticaret Genel Müdürlüğü) ANKARA  VEYA …………. VALİLİĞİNE (Ticaret İl Müdürlüğü)   Şirketimizin ……….. yılına ait olağan/olağanüstü genel kurul toplantısı …………. tarihinde saat ………’da “……………..” adresinde yapılacaktır. Söz konusu toplantıda Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesini arz ederiz.     Toplantının Yapılacağı İl : MERSİS Numarası            : Şirketin Tescilli Adresi    : İletişim Numarası             :     Şirketin Ticaret Unvanı Şirket Adına İmza Atmaya Yetkili Kişinin/Kişilerin Adı ve Soyadı İmzası   EKLER : 1) Genel kurulu toplantıya çağıran organın kararı, 2) Gündem, 3) Bakanlık temsilcisi ücretinin yatırıldığını gösterir belge.

Genel kurulun, yönetim kurulu dışında çağrıya yetkili olanlar tarafından çağrılması halinde, dilekçe bunlar tarafından imzalanması gerekir.

Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkan bulunmaması ve 12.madde uyarınca münhasıran yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi halinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzaları noterce onaylanmış dilekçesiyle de Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi istenebilir.

Müracaatın on günden daha kısa bir sürede yapılabilmesi müracaat merciinin uygun görüşüne bağlıdır. Genel kurul toplantılarının yoğun olduğu dönemlerde Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesinde bir aksaklığa yol açılmaması için toplantıya çağrı işlemlerine başlanmadan önce gün alınması hususunda Genel Müdürlük/il müdürlükleri düzenleme yapmaya yetkilidir.

Yurt dışında yapılacak toplantılar için bu süre otuz gündür.

VI.BAKANLIK TEMSİLCİSİ İSTENMESİNE İLİŞKİN BAŞVURUYA EKLENECEK BELGELER

Başvuru dilekçesine aşağıdaki belgeler eklenir:

a) Yönetim kurulu kararının noter onaylı bir örneği veya karar defterinin ilgili sayfasının şirket yetkililerince aslına uygunluğunun tasdik edilmiş.

b) Genel Kurulun mahkemece izin verilmiş pay sahipleri tarafından toplantıya çağrılması halinde buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği.

c) Genel kurulun mahkemece atanmış kayyım tarafından çağrılması halinde buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği.

ç) İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulunun toplantıya çağrılması mahkeme kararına dayanıyor ise buna ilişkin mahkeme kararının bir örneği.

d) Gündem.

e) Bakanlık Temsilcisi ücretinin yatırıldığını gösterir belge.

VII.BAKANLIK TEMSİLCİ GÖREVLENDİRİLMESİ ve YETKİ

Anonim şirket genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisini görevlendirme yetkisi;

1) Toplantı yeri yurt içinde olan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisi görevlendirme yetkisi Valiliklere aittir.

2) Toplantı yeri yurt dışında ise müracaat Genel Müdürlüğe yapılır ve Bakanlık temsilcisi görevlendirme yetkisi Genel Müdürlüğe aittir.

Genel Kurul toplantısının 17/3/1981 tarihli ve 2429 sayılı Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanunda belirlenen ulusal bayram ve genel tatil günlerine rastlaması halinde görevlendirme yapılmaz.

Temsilcilik görevini yürütenlerden kınama veya daha ağır disiplin cezası alanlara bir yıl süre ile görev verilmez.

İl Müdürleri, gerekçeleri ile beraber önceden Bakanlığın uygun görüşü alınması kaydıyla veya Bakanlık talimatı gereği Bakanlık temsilcisi olarak görevlendirilebilir.

VIII.BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN ÜCRETLERİ ve GİDERLERİ

Şirketlerin yurt içinde yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilen Bakanlık temsilcilerinin ücretleri, her yıl Bütçe Kanununun (H) cetvelinin (I-B) bendi ile tespit edilen Devlet memurlarına ödenen en yüksek yurtiçi gündelik tutarının üç katı; hafta tatili günleri için dört katı net olarak ödenir.

Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin, kendi aylık/kadro dereceleri için 10/2/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanununun 34.maddesi uyarınca Cumhurbaşkanınca tespit edilen gündelikleri ilgili şirket tarafından karşılanır. Bu amaçla yapılacak görevlendirmeler beş günü aşamaz.

Bakanlık temsilcisi ücretlerinin,  ücret ile ilgili tahakkuk edecek vergilerle birlikte ilgili muhasebe birimi hesabına talepte bulunan anonim şirket tarafından yatırılması gerekir.

Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarına görevlendirilen Bakanlık temsilcisinin yol giderleri ilgili şirket tarafından karşılanır. Yurt içinde yapılan toplantılarda ise toplantı mahalline gidiş ve dönüş şirket tarafından temin edilecek araçla sağlanır. Bunun mümkün olamaması halinde yol giderleri belgelendirilmek kaydıyla şirket tarafından karşılanır. Kendi aracıyla gidilmesi veya gider belgesinin ibraz edilmemesi halinde şirketçe hiçbir ödeme yapılmaz. Şirketler tarafından yatırılan paraların Bakanlık temsilcilerine ödenmesine ilişkin esaslar Genel Müdürlükçe belirlenerek il müdürlüklerine yazılı olarak duyurulur.

IX.BAKANLIK TEMSİLCİSİNİN ve TOPLANTI BAŞKANININ SORUMLULUĞU

Bakanlık temsilcisi ve toplantı başkanı, görevini Kanuna, ilgili Yönetmelik hükümlerine ve ilgili mevzuata uygun olarak tarafsız, dürüst ve özenli şekilde yapmakla yükümlüdür.

Bakanlık temsilcisinin düzenleyici mevzuat hükümlerine aykırı davranışlarından dolayı; hakkında 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun disiplin hükümleri uygulanacağı gibi, ayrıca kendisine belli bir süre temsilcilik görevi de verilmez.

Toplantı başkanı, düzenleyici mevzuat hükümlerine aykırı davranışlarından ötürü şirkete ve pay sahiplerine karşı sorumludur.

Kaynak:

– 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

– Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik

[1] Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik

NOT: Bu makale 29.11.2023 tarihinde www.ekovergi.com sitesinde yayımlanmıştır.